1.- Les prestations de courtage 1.1 Placement et renouvellement des Programmes d’assurance • Placement et négociation des polices d’assurance des Programmes auprès du ou des Assureurs concernés, après accord du Client ; • En phase de renouvellement du/des Programme(s), opérer le placement ou la reconduction du/des Programme(s) au mieux des intérêts du Client. 1.2 Gestion des Programmes • Organiser l’émission des pièces contractuelles et vérifier que les polices et avenants établis par le(s) Assureur(s) sont conformes aux instructions du Client ; • Calculer les allocations de primes des polices Programmes du Client ; • Retransmettre les avis d’appels de primes émis par l’/les Assureur(s) et correspondant à la période d’assurance, selon la prime définie ; • Vérifier que les primes émises par l’/les Assureur(s) sont conformes aux stipulations contractuelles ; • Faire émettre rapidement les attestations d’assurance requises ou demandées par le Client et/ou ses filiales ; • Enregistrer les déclarations de sinistres, les déclarer à l’/aux Assureur(s) concerné(s), et assurer le suivi desdits sinistres dans le respect de l’intérêt du Client, pendant toute la durée de la Convention. • Répondre à toute question d’assurance relative aux Programmes dont est chargé le Cabinet LE GOFF et posée par les filiales du Client, notamment quant aux couvertures en cours, aux calculs de primes, etc. 1.3 Les prestations complémentaires En complément de son rôle traditionnel de courtier d’assurance et selon des modalités techniques et financières à définir d’un commun accord entre les Parties, le Cabinet LE GOFF est susceptible de fournir des prestations complémentaires qui, au-delà de la gestion d’un programme d’assurance, seraient rendues nécessaires par les activités du Client, et notamment : • Une mission de conseil sur l’identification, l’analyse et l’évolution des risques, objets du/des Programme(s) du Client pour lesquels le Cabinet LE GOFF est mandaté en tant que courtier d’assurance ; • L’information du Client sur d’autres solutions alternatives hors assurance qui pourraient être applicables à ses risques, objets du/des Programme(s) d’assurance pour lequel/lesquels le Cabinet LE GOFF est mandaté en tant que courtier d’assurance ; • L’élaboration d’un rapport d’activité annuel mentionnant les faits marquants de la période écoulée, les actions envisagées à moyen terme, les encaissements des primes comptabilisées ; • L’établissement, à chaque fois que requis par le Client, des listes de sinistres, réglés ou évalués. • La tenue régulière de réunions informant le Client des actions réalisées, décisions à prendre, problèmes en suspens et en général, tout événement significatif survenu pendant une période donnée. 2.- Engagements du Cabinet LE GOFF 2.1 Immatriculation et Habilitation Notre activité de courtage est inscrite au Registre Administratif Spécial des courtiers en assurance espagnol de la Direction Générale des Assurances et Fonds de Pensions sous le numéro F-2461, avec l’agrément de courtier en assurance pour exercer en Espagne. Nous avons également l’agrément pour exercer en France et au Portugal en Libre Prestation de Services. Nous sommes habilités à présenter des opérations d’assurance/distribuer des produits d’assurance, et à satisfaire à toutes les conditions exigées par les textes légaux et réglementaires en vigueur au titre de l’exercice de la profession de courtier (notamment honorabilité, capacité professionnelle et assurance de responsabilité civile). 2.2 Exigences professionnelles et Honorabilité Le Cabinet LE GOFF est habilité à présenter/distribuer des produits d’assurance d’une part, possède les connaissances et aptitudes appropriées lui permettant de mener à bien ses missions et de satisfaire à ses obligations de manière adéquate, et d’autre part, respecte les exigences en matière de formation et de développement professionnels continus. Le Cabinet LE GOFF déclare également vérifier les conditions d’honorabilité requises. 2.3 Prévention des conflits d’intérêts Conformément aux dispositions visées à l’article 1er ci-dessus, le Cabinet LE GOFF s’emploie à éviter toute situation de conflits d’intérêts et à privilégier systématiquement les intérêts du Client. 2.4 Obligation d’information Le Cabinet LE GOFF s’engage à respecter les obligations générales d’information et de conseil mises à la charge des intermédiaires d’assurance envers leurs clients par la réglementation en vigueur, et notamment à expliquer au Client les diverses dispositions du droit des assurances et des présentes Conditions, et à veiller à l’adéquation de la/des garantie(s) aux risques présentés. Le Cabinet LE GOFF déclare ne pas avoir de liens financiers avec un ou plusieurs Assureurs et qu’il n’est pas soumis à une obligation contractuelle de travailler exclusivement avec un ou plusieurs Assureurs. 2.5 Sur le devoir de conseil indépendant En Espagne, l’activité de courtage est une activité réglementée qui entraîne des obligations particulières pour l’intermédiaire en assurances. Son intervention est décrite par l’article 155 de la Loi sur la Distribution d’Assurances (Real Decreto-Ley 3/2020). Ainsi, les courtiers sont tenus au respect de règles de bonne conduite et à une obligation de conseil indépendant. Toutes ces normes juridiques découlent de la législation européenne dont la Directive sur la Distribution d’Assurances transposée depuis février 2020 en droit espagnol. Le Cabinet LE GOFF déclare n’avoir souscrit aucune « convention partenaire » avec des Assureurs. Une telle pratique irait à l’encontre du devoir de conseil indépendant et de respect des intérêts du Client. 3.- Engagements du Client Le Client s’engage à : • Communiquer, à première demande, les informations requises par la législation applicable au Courtier en matière de connaissance du client et notamment en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme et, le cas échéant, de toutes autres réglementations applicables ; • Vérifier que les polices et/ou avenants soumis à sa signature sont conformes aux instructions données au Cabinet LE GOFF ; • Fournir dans les meilleurs délais au Cabinet LE GOFF, de façon complète et précise, toute information sur l’historique des sinistres, les risques encourus, toute modification dans l’analyse ou l’exposition aux risques et toute autre information permettant au Cabinet LE GOFF de veiller à l’adéquation permanente des garanties souscrites ; • Fournir ou faire fournir au Cabinet LE GOFF les informations, renseignements et documents nécessaires à l'exercice de ses missions ; • Prévenir dans les meilleurs délais le Cabinet LE GOFF de tout changement, dans son activité et dans la conduite de ses opérations, susceptible de modifier l’appréciation des compagnies d’assurance sur les risques couverts et leur périmètre ; • Payer les primes aux Assureurs dans les délais requis ; • Payer au Cabinet LE GOFF les honoraires dès lors qu’ils sont prévus par la Convention souscrite entre les parties ; 4.- Rémunération 4.1 Rémunération En contrepartie des prestations visées au point 1.1 de la Convention, le Cabinet LE GOFF percevra une commission de courtage appliquée sur les primes d’assurance annuelles hors taxes du/des Programme(s). Cette commission est versée directement para les assureurs au Cabinet LE GOFF. Le Cabinet LE GOFF peut également, le cas échéant, percevoir des honoraires soumis à la TVA selon accord convenu entre les Parties. Cette rémunération est considérée comme autonome par les Parties et vient s'inscrire en sus de la/des commission(s) visée(s) au paragraphe ci-dessus. Ces honoraires sont payables dans un délai de trente (30) jours à compter de la date d’émission de la facture. Il est précisé que les honoraires facturés en Espagne sont soumis à la TVA, en tant que n’ayant pas de lien avec une prime d’assurance. 4.2 Charges au titre de l'exécution de la Convention Les frais et charges exposés par le Cabinet LE GOFF dans le cadre des déplacements effectués à la demande du Client ne sont pas compris dans le prix de la prestation visé à l'article 4 et seront donc remboursés par le Client à première demande du Cabinet LE GOFF. Les Parties reconnaissent que la notion de frais et charges exposés dans le cadre de déplacements s'entend de manière restrictive et se limite aux seuls coûts de transports aériens, ferroviaires ou véhicules terrestres, pour des déplacements effectués hors de la ville de Barcelone. 5.- Prise d’effet, durée et résiliation de la Convention 5.1 Prise d’effet et Durée La présente Convention entre en vigueur à la date à laquelle mandat est donné au Cabinet LE GOFF par le Client et cesse à la date de révocation effective du mandat donné au Cabinet LE GOFF. 5.2 Résiliation En cas de manquement commis par l’une des Parties dans l’exécution des obligations qui lui incombent, la Convention pourra être résiliée de plein droit et sans formalité par l’envoi par la Partie créancière de l’obligation d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet pendant quinze jours. 5.3 Effets de la résiliation La résiliation régulière ou la dénonciation régulière de la Convention ne donne lieu au versement d’aucune indemnité, au bénéfice de l’une quelconque des Parties. 6.- Responsabilité et Assurances 6.1 Responsabilité Dans le cadre des missions qui lui sont imparties au titre de la présente Convention, le Courtier s’engage à développer ses meilleurs efforts et à respecter les règles de l’art en vigueur dans la profession du courtage d’assurance. En tout état de cause, la responsabilité du Cabinet LE GOFF est limitée à une obligation de moyens et ne saurait en aucun cas être assimilée à une obligation de résultat. 6.2 Assurances Le Courtier déclare avoir souscrit et s’engage à maintenir en vigueur une couverture d’assurance couvrant sa Responsabilité Civile Professionnelle conformément à la législation en vigueur. 7.- Loi applicable, réclamations, conflits d’intérêts et litiges 7.1 Loi applicable Les Parties entendent que d’éventuels désaccords ou litiges qui viendraient à les diviser quant à la validité, l’application ou l’interprétation de la Convention, soient résolus plutôt en équité et en vertu des usages plutôt qu’en droit strict. A titre supplétif, elles conviennent cependant de s’en référer aux dispositions du droit espagnol. 7.2 Réclamations Pour toute réclamation éventuelle, le Cabinet LE GOFF met à la disposition du Client un service client dont voici les coordonnées de contact : Me Elodie LE GOFF, téléphone : + 34 610 255 941, courriel : info@cabinetlegoff.com. 7.3 Conflits d’Intérêts Conformément aux règles régissant le courtage d’assurance et de réassurance, le Cabinet LE GOFF s’engage à toujours préserver les intérêts de son Client afin d’éviter tout conflit d’intérêts avec les organismes assureurs auprès desquels le Cabinet LE GOFF place les Programmes au nom et pour le compte du Client. Le Cabinet LE GOFF veille à bâtir les solutions d’assurance les plus adaptées à la couverture des besoins exprimés par ses clients, ce qui implique de négocier aux mieux de leurs intérêts lesdites couvertures auprès des acteurs les plus pertinents du marché, au jour de la souscription initiale de la/les police(s) d’assurance intermédiées et ce, en fonction de l’appétence du marché à cette date. Le Cabinet LE GOFF s’engage à respecter, d’une part, son devoir de conseil vis-à-vis de ses clients et d’autre part, son indépendance vis-à-vis des Assureurs, afin de délivrer, à tout moment, les conseils objectifs dus à ses clients, au meilleur de leurs intérêts, conformément à son mandat de courtage. 7.4 Litiges Les Parties conviennent de soumettre tout différend qui ne serait pas réglé à l’amiable entre elles à la compétence exclusive du Tribunal de Barcelone, même en cas de pluralité de défendeurs. 8.- Confidentialité et Protection des données personnelles 8.1 Confidentialité Pendant la durée de la relation contractuelle et pendant les six mois suivants son expiration, les Parties conviennent de garder les termes et conditions de leur Convention strictement confidentiels et de n’en révéler les détails à aucun tiers, hormis aux intervenants professionnels notamment aux Assureurs pour le bon accomplissement de leurs missions, sans l’accord de l’autre Partie. Le Cabinet LE GOFF s’oblige pendant toute la durée de la Convention et pendant une période de douze mois à compter de sa date de fin : • À conserver la confidentialité des Informations Confidentielles, c’est-à-dire : toutes les informations et données communiquées par le Client dans le cadre de sa mission comprenant notamment les informations financières et juridiques de quelque nature que ce soit, le savoir-faire, la technologie, les procédés, marchés, clients, produits, stratégies, actifs, passifs, coûts, politiques de prix, marges, organisations, salariés, agents, et qui seront divulguées pendant la durée du présent engagement sous quelque forme que ce soit ; • À ne pas utiliser les Informations Confidentielles autrement qu’en relation avec sa mission ; • Le Cabinet LE GOFF pourra dévoiler les Informations Confidentielles aux conseils et compagnies d’assurance, de réassurance et agences de souscription (les « Personnes Autorisées ») dont les noms auront été communiqués au préalable au Client et qui auraient besoin d’en connaître la teneur pour la réalisation de sa mission ; • À ne pas copier ou transcrire les Informations Confidentielles par écrit, excepté dans la mesure où ces copies seraient strictement nécessaires à la réalisation de sa mission ; • A retourner à la demande du Client au plus tard un mois après l’expiration de leur engagement tous les exemplaires, écrits ou sous d’autres formes permanentes, contenant des Informations Confidentielles et à détruire toutes les notes, rapports ou documents émis par ses soins sur quelque support que ce soit, dans la mesure où ils contiendraient des références aux Informations Confidentielles, que celles-ci soient divulguées en tout ou en partie. 8.2 Protection des données personnelles 1. Chaque Partie est tenue de respecter les obligations qui lui incombent au titre des lois applicables sur la protection des données à caractère personnel (ci-après la "Législation Applicable"). Aucune des Parties ne peut être tenue pour responsable du non-respect par l'autre Partie de ses propres obligations en vertu de la Législation Applicable. 2. Pour la mise en œuvre de la Convention, et en sa qualité de courtier d’assurance, le Cabinet LE GOFF agit comme responsable des traitements liés aux opérations de passation, gestion et exécution de contrats d’assurance. A ce titre, le Cabinet LE GOFF est amené à collecter et utiliser les données du Client et/ou des assurés ou bénéficiaires aux fins de : • L’étude des besoins spécifiques du Client ; • L’examen, l’acceptation, le contrôle et la surveillance du risque ; • La gestion des contrats de la phase précontractuelle à la résiliation ; • L’exécution des garanties des contrats ; • L’exercice de recours, la gestion des réclamations et des contentieux ; • L’élaboration de statistiques et études actuarielles ; • La mise en place d’actions de recherche et développement ; • L’exécution de dispositions administratives, législatives ou réglementaires en ce compris : la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, la lutte contre la fraude, la mise en place de gel des avoirs et de sanctions etc. Les traitements sont basés sur la mise en œuvre de mesures précontractuelles et l’exécution contractuelle, le respect d’obligations légales ainsi que le cas échéant, le recueil du consentement. Les destinataires des données collectées sont : - Les personnes chargées de la fourniture des services dans le cadre de leurs attributions respectives ; - Les Assureurs ; - Les prestataires de services, experts, avocats, médecins-conseil ; - Les professionnels de santé et réseaux de soins ; - Les sous-traitants ; - Les personnes intéressées à la Convention (responsable, victimes, témoins, tiers intéressés à l’exécution du contrat) ; - Les tiers autorisés (juridictions, autorité de contrôle, services chargés du contrôle (commissaire aux compte, audit, contrôle interne)). 3. Le Cabinet LE GOFF s’engage à ne collecter et traiter que les données pertinentes, adéquates et non excessives au regard des finalités visées. Le Cabinet LE GOFF s’engage à veiller à ce que les données qui lui sont transmises par le Client soient traitées de manière licite, loyale et transparente eu égard aux finalités des traitements mis en œuvre et s'engage notamment à informer les personnes concernées sur la collecte et le traitement de leurs données, et le cas échéant à obtenir leur consentement, conformément à la Législation Applicable. 4. Les données personnelles seront conservées a minima pour la durée de la relation contractuelle et pour une durée maximale déterminée en fonction des règles légales de prescription y compris celles spécifiques aux opérations d’assurance puis pendant la durée autorisée ou imposée en vertu d’une disposition légale ou règlementaire en archivage. Pendant cette période, le Cabinet LE GOFF met en place tous les moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés. 5. Le Cabinet LE GOFF déclare : (a) mettre en œuvre : (i) les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la protection des données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte ou l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ou l'accès non autorisé à de telles données compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre par rapport aux risques et de la nature, de la portée et du contexte des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques; et (ii) En cas de violation de données susceptible d’engendrer un droit pour les personnes concernées, le Cabinet LE GOFF notifiera l’autorité de contrôle dans les meilleurs délais et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance et s’engage à en informer le Client dans les mêmes conditions, et prendre toutes les mesures et actions nécessaires à la remédiation ou atténuation des effets de l’incident de sécurité ; (b) Répondre aux demandes des personnes concernées et à tout type de correspondance, requête ou réclamation des personnes concernées, autorité administrative ou d’un autre tiers autorisé dans le cadre du traitement des données à caractère personnel. Lorsque la demande, correspondance, requête ou réclamation est directement faite auprès du Cabinet LE GOFF, cette dernière en informera sans délai le Client en lui fournissant l’ensemble des détails, à moins que la loi, une décision judiciaire ou l’autorité réglementaire l’interdise ; (c) Avoir recours uniquement à des prestataires ou sous-traitants présentant des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que les traitements mis en œuvre répondent aux exigences de la Législation Applicable. A cet égard, le Cabinet LE GOFF déclare ne pas recourir à des tiers dans les opérations liées à la maintenance et l’hébergement de son système d’information et de ses applications, la gestion de la relation client, la facturation, la digitalisation, l’éditique ou encore l’archivage. 9.- Autonomie et exécution de la Convention La résiliation de tout ou partie des Programmes, quelle qu’en soit la cause, n’entraîne ni la résiliation de la présente Convention, ni la résiliation des mandats de placement afférents, dont les effets se poursuivent, en toute situation, jusqu’à leur terme. Les Parties s’engagent à l’exécuter de bonne foi et déclarent se conformer aux lois et règlements applicables. Elles déclarent également respecter leurs obligations fiscales et sociales.